Gli eventi sono esperienze.
Se chi li prepara non ha chiaro in testa questo concetto, c’è il forte rischio che quanto organizzato non coinvolga e convinca i partecipanti. Questo perché più importante di ciò che si fa è ciò che si sente e si prova mentre lo si fa. È così che funzionano i ricordi degli esseri umani: sono inevitabilmente legati a un’emozione o a un’esperienza. Di conseguenza, chi vuole creare un evento che lasci il segno deve puntare alla pancia, non alla testa. L’estetica, il colpo di scena, gli omaggi devono essere tutti finalizzati a solleticare l’intimità degli ospiti. Solo così si potrà far vita a un evento indimenticabile.
Una volta capito tutto questo, andiamo alla scoperta degli step fondamentali per l’organizzazione di un evento.
- Chiedersi qual è lo scopo dell’evento
Prima di decidere una location o di compilare la lista degli invitati, bisogna interrogarsi sul perché si sta organizzando un evento. È un matrimonio, quindi la celebrazione di un amore? O si tratta di un meeting aziendale il cui obiettivo è consolidare i rapporti tra colleghi e colleghe? Gli eventi legati a queste due situazioni saranno diversi pur prevedendo un’organizzazione simile e altrettanto impegnativa. La stessa cosa vale anche per chi deve promuovere un prodotto o per chi sta organizzando una festa di laurea: la location può essere la stessa, saranno previsti inviti, fotografie, decorazioni, catering, ma l’estetica di tutte queste cose non potrà essere la stessa. Questo perché le emozioni di cui si va alla ricerca sono differenti.
- Individuare il target
Capire la tipologia di persone che saranno presenti all’evento è importante per decidere dove andare, cosa mangiare e che tipo di attività proporre.
Bisognerebbe creare una carta d’identità dell’ospite ideale che si vorrebbe avere. Saranno così definiti l’età media, i gusti, le abitudini e alcuni tratti caratteriali su cui fare leva. Se le fasce d’età sono piuttosto variegate e molto diverse tra di loro (come nei matrimoni o nei compleanni dove partecipano adulti e bambini), bisognerà tenerne conto.
- Stabilire un budget
Dopo aver capito il focus dell’evento e a chi è indirizzato, tocca decidere quanto ci si vuole o si può investire. Una volta che la cifra è chiara, si può stilare un elenco delle varie voci di spesa e provare a distribuire le risorse economiche in maniera ipotetica. Sarà così possibile stabilire su quale aspetto dell’evento si vuole puntare (il catering, la location o le attività?) e capire se servono degli sponsor o degli aiuti economici.
- Trovare una location da sogno
Una volta chiariti i principali aspetti organizzativi, si parte con la ricerca della location perfetta. L’obiettivo è trovarne una che sia in linea con i gusti degli ospiti, con il preventivo economico e con il tema dell’evento. Tuttavia, è innegabile che alcuni posti partano avvantaggiati sia per dove sono, sia per la versatilità della struttura. Edifici come il VOI Daniela Resort che si affacciano sullo splendido mare pugliese hanno una marcia in più. Lo stesso si può dire di tante baie che sorgono sulle Alpi o di ville da sogno immerse tra le colline toscane.
Il luogo dell’evento andrà poi allestito per l’occasione. La scelta e la tipologia delle decorazioni è sempre legata allo scopo della situazione.
- Pianificare attività e catering
Ricordarsi il tema dell’evento torna utile anche quando arriva il momento di decidere che cosa si farà durante l’evento. Sono previsti interventi di esperti? Si canterà e ballerà? Oppure ci sarà uno spettacolo d’intrattenimento? La prima e la terza soluzione potrebbero andar bene per un meeting aziendale o per il lancio di un nuovo prodotto mentre il secondo è perfetto per una festa.
A seconda delle attività e dell’orario dell’evento bisognerà predisporre il catering o organizzare un pranzo o una cena. Il buffet è sempre un’idea molto apprezzata dagli ospiti ed è una scelta spesso consigliata perché dinamica e moderna. Ma se parliamo di grandi feste familiari, la cena al tavolo è sempre gradita.
Il tipo di menù dovrà essere pensato per i palati dei partecipanti. È inutile provare sapori innovativi se la maggior parte degli invitati sono bambini o proporre cose troppo esotiche a persone che notoriamente amano la tradizione.
- Documentare l’evento sui social
Un evento è bello se condiviso…ma non solo dai presenti. Postare foto, creare delle storie o dei reel delle attività, dell’allestimento, dei presenti è un modo per rendere onore agli sforzi organizzativi e per celebrare l’evento stesso. Se lo scopo è vendere un prodotto o presentare l’immagine di un’azienda, pubblicizzare l’evento sui social è il modo migliore per attirare l’attenzione. Se si tratta di una festa intima, i contenuti serviranno da ricordi negli anni successivi visto che molte piattaforme propongono la sezione degli “accadde oggi”.
Nel caso in cui l’evento sia aperto al pubblico, i social saranno utili anche prima della data dell’evento per diffonderlo e per spingere le persone a partecipare.